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如何执行大型活动的现场管理呢?

发布时间:2019-07-12


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  一家好的活动公司,不是他的道具如何齐全,也不是他的方案有多么完美,更多是在于他对现场是否有很好的管控能力。而成都活动执行公司提出以下几点,帮助大家更好的掌控活动现场。

  首先,我们先分析下活动过程中最容易出现的问题:

  A)活动现场分工不明确导致管理混乱;

  B)活动前期准备不足造成的现场事物的漏缺;

  C)对现场突发事件的处理缺乏一定的准备和技巧因此在执行活动之前您首先必须做好以下3件事:

  1、角色划分角色划分的目的就是为了使分工明确,易于操作。所以角色的划分是角色管理的前提,也是操作活动现场工作的重要基础。角色划分,不仅要注意角色的独立性,还要注意角色内所含工作的系统性和联系性。

  ①活动的组织方:主要包括活动的主办方、承办方、协办方等参与活动整体策划和运作的单位和个人。不管是在程序上,还是事件的?#23548;?#22788;理过程中,活动的组织各方都需要很紧密的合作与联系,对于他们的管理和协调非常重要。

  ②场馆方:主要是指场地的所有者或管理者。他们在整个活动的进程中充分扮演着活动?#23548;?#25805;作过程中的把关和配合角色。

  ③演员/主持/选手方:这方面主要包括参与活动的演员、主持人、参赛的选手、参加?#33268;?#30340;发言人等活动的表现主体人员。这种称谓主要是为了有别于活动主体人员,因为很多时候的活动主体人员主要是观众,但是观众这一块必须单独管理。

  ④舞台/灯光/音响制作方:主要包括舞台的搭建、灯光的安装、音响的调试等几个方面的工作人员。⑤嘉宾/观众方:主要包括到场的领导、嘉宾、评委、观众等几方面的人员。参与嘉宾人数多的时候,必须要分开管理。

  ⑥媒体记者方:主要包括活动邀请的媒体和主动前来采访的媒体。因为每次活动都会产生一定的社会效应,而且很多公关活动的最终目的就是增?#26377;?#20256;力度、扩大影响力,媒体的参与对于整个活动的效益评估具有很大的参考价值。总之,在角色的划分上应该充分考虑到具体活动的?#23548;是?#20917;,根据?#23548;是?#20917;来决定划分的具体内容才能取到事半功倍的效果。

  2、工作职能角色划分之后,不同角色中管理人员的职责又主要表现为以下几点:

  ①监督和控制各种角色参与人员的到场和准备情况。例如舞台灯光音响是否已经安装和调试完毕,为领导嘉宾准备的笔、纸、水、名牌等是否齐备,演员是否到齐,媒体记者是否已安排妥当等;

  ②负责各角色人员之间的信息沟通。参与活动的各个方面都需要互相配合,各角色管理人员应当及时传达他们之间的信息和各种配合要求;

  ③负责解决各角色群体提出的各种要求和出现的各种问题;

  ④及时向项目负责人报告工作进展情况;

  ⑤现场出现的其他相关事务。

  3、角色管理在筹备期的运用在活动筹备期的工作安排,以及拟定工作计划的时候,我们往往以事件为核心来安排工作,这种管理方式虽然具有很强的目的性和针对性,能够有很强的实用性,但是,如果在活动筹备期?#23454;?#30340;运?#23186;?#33394;管理,那么在项目的执行过程中会更加“如虎添翼?#20445;?#32780;对于活动现场的管理?#19981;?#26174;得更加得心应手、游刃有余。

  在筹备期的角色管理仍以活动现场角色划分为基础。即把活动现场的角色管理任务加以延伸至活动的筹备前期,以各类参与角色为线索,分别展开与之相关的筹备工作,并安排专人负责跟进整个筹备进程,并?#39029;?#25285;活动现场的同一方面的工作。由于一般活动从筹备开始到活动的现场实施都有一个很长的阶段,人员变化比较频繁,所以人员安排“从一而终”并不容易,但是尽管如此,我们在?#23548;?#25805;作中还应该尽量让人员“从一而终”。从而进一步保证活动的进程速度和效率。

  由于大型活动现场的参与人员数量大、事物繁杂,管控现场,保证活动顺利、高质量完成,对于活动执行者而言却是极大的挑战。为了提高活动实施阶段的管理效率,成都活动公司提示大家,不仅仅要做好以上3件事,并且应该实施程序化的管理。程序化管理是一种科学的管理意识,只有程序化实施,才能有标准化、科学化管理。

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